Pembahasan Format Penomoran Non-Naskah Dinas

Jakarta — Dalam rangka kebutuhan standarisasi penomoran naskah dinas selain yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Biro Organisasi dan Tata Laksana melaksanakan pembahasan standarisasi penomoran naskah dinas sebagai bahan penyusunan penetapan dalam peraturan pada tanggal 6 s.d. 7 Juni 2024 di Jakarta dengan mengundang perwakilan dari Biro Umum dan PBJ, Biro Keuangan dan BMN, Biro SDM, Pusat Prestasi Nasional, dan Pusat Pelatihan SDM Pendidikan dan Kebudayaan, serta ANRI selaku narasumber.

 

Tujuan Standarisasi Penomoran Non-Naskah Dinas ini adalah (1) Agar timbul keseragaman terkait format penomoran pada Naskah Dinas selain jenis naskah dinas yang diatur dalam Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021; (2) Mempermudah dalam melakukan pemeriksaan naskah dinas palsu; dan (3) Mempermudah dalam pengelolaan arsip.

 

Pada dasarnya, segala surat yang mengatur terkait kegiatan kedinasan memang dituangkan dalam Tata Naskah Dinas (TND), namun perlu dibuat pengaturan khusus terkait surat-surat yang memiliki format khusus, diantaranya dalam hal kepegawaian, keuangan, pengadaan barang dan jasa, serta sertifikat/piagam. Dengan kata lain, pengaturan terkait penomoran non-TND ini ditujukan untuk mengakomodasi surat-surat yang tidak termasuk dalam TND dan untuk mendorong autentikasi dari surat tersebut.

 

Berdasarkan pembahasan terkait Standarisasi Penomoran Non-Naskah Dinas tersebut diperoleh beberapa hasil pembahasan sebagai berikut:

(1)  Terdapat empat surat terkait dokumen kepegawaian yang diatur format penomorannya mengacu pada peraturan BKN selaku instansi Pembina;

(2)  Terdapat lima surat terkait dokumen keuangan yang diatur format penomorannya yang mengacu pada peraturan Menteri keuangan selaku instansi Pembina;

(3)  Terdapat dua jenis dokumen terkait PBJ yang diatur format penomorannya, yaitu: dokumen pemilihan pengadaan langsung dan dokumen pejabat pembuat komitmen. Masing-masing dokumen tersebut terdiri atas tujuh surat yang juga diatur format penomorannya mengacu pada Peraturan LKPP selaku instansi Pembina;

(4) Terdapat tujuh jenis surat terkait sertifikat/piagam yang diatur format penomorannya.

Secara lebih rinci, jenis surat sertifikat pelatihan dibagi menjadi dua jenis, yaitu: pelatihan klasikal dan pelatihan non-klasikal. Tiap-tiap jenis surat tersebut diatur format penomorannya dengan mengacu pada Peraturan LAN Nomor 5 Tahun 2020 tentang Surat Keterangan Pelatihan;

(5) Standardisasi penomoran dokumen kepegawaian, dokumen keuangan, dokumen PBJ, dan sertifikat/piagam akan diatur dalam Peraturan Sekretaris Jenderal namun perlu ada diskusi lebih lanjut dengan Biro Hukun terkait penetapan Standardisasi penomoran dokumen Non-Tata Naskah Dinas ini;

(6) Dalam konsep Peraturan Sekretaris Jenderal tersebut perlu dimasukan dalam ketentuan umum terkait pengertian/definisi dokumen yang akan diatur secara lebih rinci,

 

Tindak lanjut dari kegiatan ini, rancangan bahan penetapan yang telah disusun dan dibahas bersama unit kerja terkait perlu didiskusikan kembali dengan Biro Hukum untuk ditetapkan produk hukum apa yang sesuai dalam penyampaian Standardisasi Penomoran Non-Naskah tersebut.